本日の気になる記事（Eメールに変わるツールを利用しよう！）

http://gothedistance.hatenadiary.jp/entry/2014/02/10/120745より引用

Eメールで作業内容を管理するのはやめましょう！

BacklogとかサイボウズLiveとかをご存じないクライアント様が結構多くて、そのような方々にとってのコラボレーション・ツールはほぼ間違いなくEメールになります。まずその啓蒙から入って仕事をさせて戴くことが多くなりました。

お打ち合わせの場でAction決めて、その後はちょいちょいメールフォローでだましだましやってこれた時もあったのですが、やっぱこれダメだってことになったので、その話をしたいと思います。

そもそも、Eメールは双方向性があるようで無いツールです。Eメールでの各種進捗管理は、以下の点で非常に効率がよろしくありません。

１つのメールに複数の事項が含まれることがある
例えば、Xさんに対してAという事項の修正事項が記載されたメールに対して、Xさんが返信を行ったとします。その返信に対して別のBという事項のご相談があると、追いかけるのが困難になり、対応が遅れる or 対応漏れが起こりえます。

また、XさんとYさんに対して同時に作業を依頼するメールがやってきた場合は、指示されたXさんとYさんからすれば「お前の進捗どうでもええわ」になりかねませんし、「各位 ご意見下さい」メールなどめんどくさいだけのメールはそっと消えていきます。

Eメールで話の流れを変えられるのはツラすぎますし、その中でドキュメントやソースコードの改訂が入った日にはそのバージョン管理も同時に行わねばならず、しなくてもいい苦労をすることになります。

対応したログが残らず、どんな意思決定をしたのか見えなくなる
メールは返信で追跡できるとはいえ、「５件ぐらいメールをやり取りしたけど、今はどうなったの？」という状態管理を行うのには向いていません。誰が・いつ・どうやって・どのように完了したのかをメールを一連のトピックに紐付けて管理せねばならず、結局の所は終わったか流れたかぐらいしか脳内に残らず、終わったけど結局コレでいいんですかねっていう議論はなされにくいです。

懸案事項に対する対応の流れや状況管理が出来ず、全体が見えない。
メールベースでは、誰にどれだけ何の仕事(作業)があるのか全体像が把握するのが難しく、作業の優先順位をつけることが困難になります。何か色々な人が動いているんだけど、結果的によくわからないことになります。

情報共有の肝は、「お前は直接関係ないけど取り敢えず見とけテロ」を如何に排除できるかです。必要な人に必要な情報だけを如何に届ける事ができるか。自分のアクションに関係ないノイズを減らさなければコミュニケーションのオーバヘッドが大きくなる一方です。その上で初めて、皆で本当に共有したらいいこともハッキリしてくると思います。

ここまで

確かに「情報共有の肝は、「お前は直接関係ないけど取り敢えず見とけテロ」を如何に排除できるか」は考えなくてはいけないことです。自分自身メールの多さには閉口します。サイボウズLiveを使えるよう勉強しておこうと思います。